Saiba como otimizar a gestão de documentos da sua empresa

Gerir uma empresa envolve o controle de tudo o que entra, sai e o que é armazenado em suas dependências. Isso inclui a documentação. Todo negócio possui uma série de documentos importantes que precisam ser guardados em locais seguros e apropriados. A gestão de documentos é a principal responsável nessa questão.

São contratos de compra e venda, contas de água, luz, internet e telefone, comprovantes de pagamento e/ou depósitos, currículos recebidos entre outros. São tantos documentos que fica fácil se perder em meio à papelada. Principalmente quando não há organização desse material.

Acredite se quiser, mas gerenciar o local onde guardará todos os documentos é essencial para a organização e o bom desempenho do seu negócio. Assim você elimina a bagunça, ganha tempo e economiza dinheiro. Aqui nesse artigo você aprenderá como otimizar a gestão de documentos da sua empresa! Veja só como é simples:

Comece separando todos os documentos

Toda boa organização de documentos começa com uma boa separação. Para conseguir armazenar e gerir da forma correta separe os itens de acordo com o uso. Alguns papéis precisam ser guardados em sua forma física devido às assinaturas, outros podem (e devem!) ser mantidos apenas digitalmente.

Contratos e outros itens que tenham assinaturas, mas não são usados com frequência, podem ser armazenados em um local seguro. O uso de arquivos e pastas pode ser útil para esse fim. No entanto, itens que são utilizados e/ou solicitados com mais frequência, guarde em um local de fácil acesso, mas que seja seguro.

Os papéis que podem ser guardados digitalmente, como relatórios, fichas e até mesmo cópias de documentos, devem ser descartados após digitalizados. Sempre que possível, prefira manter apenas a versão online. Lembre-se de destruir o documento devido ao seu teor. O uso de trituradores de papel pode ser útil.

Fazendo essa separação de itens você perceberá que boa parte dos documentos armazenados pode ser eliminada. Isso alivia espaço e mantém as coisas organizadas.

Gestão de documentos: onde guardá-los?

Apesar de fazer uma boa limpa em toda a papelada, alguns documentos são indispensáveis e precisarão de um espaço  em seu escritório. Deixá-los espalhados pela mesa ou misturados dentro de gavetas é a pior forma de realizar a gestão de documentos. Com essa desorganização, você perderá um bom tempo para encontrar o que precisa e ainda corre o risco de perder algum documento importante. Sem contar que a desorganização é uma inimiga da produtividade, atrasando entregas e trabalhos.

Reserve um espaço apenas para armazenar e organizar a parte documental do seu negócio. Use uma sala que seja bem acondicionada para manter tudo a salvo e seguro. Ela deve ser do tamanho da sua necessidade e da quantidade de papéis a serem guardados. É válido incluir arquivos etiquetados para o armazenamento dos papéis. Dessa forma, todos os arquivos estarão em um único lugar.

No entanto, não adianta apenas colocar os papéis lá dentro. Uma boa organização de documentos inclui a identificação dos mesmos. Simplifique o processo criando uma ordem para os documentos serem guardados: tipo, cliente, setor, tempo etc. Escolha a que melhor se adéqua a empresa. O método mais tradicional é por data e em ordem alfabética.

Importante: etiquete cada arquivo de modo que identifique quais pastas e documentos tem lá dentro.

Descarte os documentos

Na separação de documentos você viu que uma parte deles pode ser descartada. Isso alivia um grande espaço nos seus arquivos e também facilita na hora de encontrar o que precisa. No entanto, atente-se a temporalidade dos papéis. Cada item deve ser guardado por um determinado período. Por esse motivo a organização de documentos por data é mais eficiente.

Por exemplo, a nota fiscal de compra de bens deve ser guardada até vencer a garantia, que pode variar de acordo com a compra ou produto. Já as contas de consumo (água, luz e outras), devem ser mantidas por pelo menos 90 dias (há quem recomende guardá-las por 5 anos!). Veja a temporalidade de outros documentos:

  • Contas de consumo — 90 dias (ou 5 anos);
  • Extratos bancários — 5 anos;
  • IPTU e IPVA — 5 anos;
  • Comprovante de pagamento — 30 anos;
  • Consórcios ou financiamentos — até quitação;
  • Recibo de aluguel — até o fim do contrato;
  • Nota fiscal — até vencer a garantia;
  • PIS e Carteira de Trabalho e Previdência Social — permanente;
  • Escritura de imóvel — permanente.

Use software de gestão de documentos

Todos os documentos, sem exceção, podem e devem ser guardados digitalmente. Essa cópia digital serve como uma cópia de segurança. Além disso, alguns itens menos importantes não precisam ter uma via impressa, basta à digital.

O armazenamento não é a única vantagem de um software de gestão de documentos. Através do sistema é possível controlar todas as cópias impressas: onde estão, quando foram criadas e quando podem ser descartadas. Essas informações ajudam na organização, já que facilita todo o processo. Com ele, não é preciso procurar pelos arquivos físicos para consultar um contrato, por exemplo. Busque no acervo digital e visualize o documento. Economizando tempo e preservando os documentos assinados.

Há também outra funcionalidade que demonstra um papel de grande importância dentro de um software de gestão de documentos: geração de relatórios. É possível emitir, armazenar e controlar informações através de relatórios, como por exemplo, das vendas e transações realizadas diariamente. Isso ajuda a controlar a gestão de negócios sem precisar imprimir e guardar papelada.

Um software de gestão faz toda a diferença dentro da empresa. Por ajudar a diminuir a quantidade de papel existente, também diminui as instalações específicas para armazenar papel. Dessa forma precisará de uma sala menor e menos arquivos — afinal, mesmo com tanta tecnologia, determinados documentos precisam de uma cópia impressa.

Com isso, você diminuirá o custo operacional e de tempo. Enfim, é muito mais prático e rápido digitar o nome do arquivo na busca do que procurá-lo em uma sala repleto de papéis, não é mesmo?

O departamento logístico precisa de gestão de documentos?

Assim como qualquer outro departamento de uma empresa, a logística também precisa organizar todos os documentos referentes ao negócio. Como o contrato de compra dos automóveis, comprovantes de pagamento de IPTU, informações sobre os motoristas, documentos de carga entre outros itens importantes para uma boa gestão.

Cada um dos itens listados tem sua porção de importância na gestão de logística de uma empresa. Utilizar um software de gestão de documentos ajuda armazená-los de maneira eficiente. Além de guardá-los em segurança, podem ser facilmente consultados quando for necessário.

Há sistemas com integração em todas as áreas de empresa, incluindo aplicativos. Isso possibilita a rápida troca de informação, contribuindo para que o trabalho flua da melhor maneira possível.

Com um sistema a empresa poderá acompanhar todo o processo de entrega. O motorista responsável por uma determinada entrega poderá atualizar o status do pedido, permitindo que outros setores da empresa acompanhem o processo em tempo real. O resultado é um controle perfeito de tudo o que acontece dentro da empresa: sem ruídos e sem papelada para armazenar.

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